תהליכי עבודה
צרו קשר

תהליכי עבודה

האיכות של היום היא המוניטין של מחר..." אדוארד דמינג - אבי תורת ה- TQM.
אנחנו ב- Wiservice מאמינים כי תהליכי עבודה נכונים הם המפתח להצלחתו בהווה ויכולת המענה לאתגרים בעתיד.
תהליכי עבודה נמצאים בכל מקום, מגיוס וקליטת ההון האנושי לארגון, במענה ללקוח, בתפעול מערכות המידע, בעבודת ממשקים, ניהול ספקים ועוד.
ממחקרים שבוצעו בשנים האחרונות נמצא כי רק 15% מהכשלים שלנו בארגון נובעים מטעות אנוש אולם יתר ה- 85% מתרחשים בשל תהליכי עבודה לא נכונים המקשים מהעובד להגיע לאיכות הנדרשת.
איתור כשל מבחינת הארגון הוא הזדמנות לשפר את התהליך החדש במסגרת "השיפור המתמיד" (Kaizen).
תהליכים יעילים בארגון המכוונים לקוח ובהתמדה לשיפור מתמיד, יאפשרו לארגון שלך לתת שרות אפקטיבי יותר שמשמעותו חסכון עלויות והגדלת רווחיות הארגון.
אנחנו ב- Wiservice נדע לבחון כל תהליך בצורה האובייקטיבית והיעילה ביותר לשיפור ביצועים מתמשך.
 
תכנון ושיפור תהליכי עבודה
 
לכל ארגון יש מטרות ויעדים.
 את המטרות והיעדים אנחנו משיגים באמצעות תכנון נכון וקפדני של העבודה.
 
את הגורם האנושי אנו מפרקים לתחומים, מחלקות, צוותים וכן הלאה, ואת העבודה הנדרשת למשימות ויעדים שונים שהדרך להשגתם מושתת על תהליכי עבודה.
 
ככל שהתכנון יהיה מדויק יותר, תהליך העבודה יהיה מתאים יותר למשימה  וישיג את היעד הנדרש.
כצעד ראשון בתכנון תהליך עבודה יעיל, נשים דגש על מספר דברים שיהוו את הבסיס להמשך בניית תהליך העבודה:
 
מה התשומות הנדרשות לתהליך הנדרש (האם הן אכן עומדות לרשותנו) ומה התפוקות שאנו שואפים להשיג בסיום התהליך.
 
הבנת סדר הדברים הכרונולוגי בתהליך ספציפי (מה מבוסס על מה) וכן בין התהליכים עצמם (איזה תהליך קודם לאחר וכדומה).
 
מהם היסודות להם אנו מחויבים בבניית תהליך עבודה. הנחיות (לדוגמא: נכבד את התרבות הארגונית ומאפייניה השונים), מדדים מובילים בארגון, אילוצים (לדוגמא: אילוצי חוק, תקציב וכדומה)
 
מיהו הלקוח בסוף התהליך (לקוח פנימי/ חיצוני) ומהן דרישותיו מהתהליך.
 
לוח זמנים ברור ושקוף לכלל הנוגעים בתהליך.
 
לאחר שהבנו מהו הבסיס ניתן להמשיך בתכנון תהליך העבודה: בניית דוחות קבועים המלווים את התהליך (הדוחות יאפשרו מעקב קבוע על התהליך ובאמצעותם ניתן יהיה לאתר תקלות ובעיות). מדידות (מדידות שונות המותאמות לתהליך שמטרתן בדיקת העמידה ביעדי תהליך העבודה הנמדד). ידע (הגדרת הידע הנדרש להצלחת התהליך). התייחסות לתקלות/ מוצרים פגומים במהלך תהליך העבודה.
 
כאשר אנו מדברים על שיפור תהליכי עבודה קיימים, עקרונות הבסיס ימשיכו ללוות אותנו, אך נהיה חייבים להתייחס לגורם האנושי בארגון ולהיבט הטכנולוגי.
 
זה לא משנה אם מדובר בשינוי נהלים, שינוי טכנולוגי או כל שינוי אחר, שיפור תהליך עבודה מחייב בסופו של יום שינוי בסדר הקבוע של הדברים.  אנשים אוהבים שגרה, אוהבים נהלים ברורים ושקופים, כל שינוי בסדר הדברים מערער את יציבותם וביטחונם ולכן יש לשים דגש על שיתוף מלא של העובדים בדרגים השונים בתהליך השיפור.
 
בעת מיפוי תהליך העבודה הנדרש לשינוי יש לאפשר לכלל העובדים השותפים בתהליך  להביע את דעתם, הם העובדים אשר מבצעים את העבודה הלכה למעשה וזווית הראיה שלהם חשובה כאשר רוצים לשפר את התהליך העבודה. מעבר למידע החשוב שיתקבל מהעובדים, הם רואים עצמם כחלק אינטגרלי וחשוב בתהליך השיפור. בצורה זו קל יותר לרתום אותם לתהליך ולייצר אווירת שיפור ושינוי "בריאה".
 
נקודה נוספת אליה חשוב להתייחס בעת שיפור תהליך עבודה בארגון, הוא החשש של העובדים לפרנסתם. העובדים מבינים שכחלק מתהליך השיפור עשוי להתרחש תהליך התייעלות כזה או אחר. הבנה זו מהווה את הבסיס לחששם. על הארגון לשים דגש על נושא זה ולהתייחס אל העובדים ברגישות רבה ולהציג להם את הדברים בשקיפות מרבית.
 
ככלל יש להתייחס לשיפורים בתהליכי עבודה כחלק אינטגראלי מחיי היומיום של הארגון. הארגון עצמו הוא גוף דינאמי שמתקיים בסביבה משתנה המחייבת אותו לעשות התאמות על בסיס קבוע על מנת להמשיך לשרוד ולהרוויח. ככל שהשיפורים יתקיימו בשגרה הארגונית לעובדים יהיה קל יותר לקבלם והתהליך יעבור בצורה חלקה ובריאה.
<< חזרה לעמוד קודם