מעגל הבקרה

הגדרנו מדדים, הצבנו יעדים ועכשיו אנחנו מצפים בכיליון עיניים לשיפור הביצועים המיוחל. הלא כן?

כן ולא.

כן – עצם המדידה והצבת היעדים, תיצור שינוי אווירה בארגון שבאופן כמעט אוטומטי יביא לשיפור הביצועים. מחקרים רבים מראים כי עובדים היודעים שהארגון מתחיל למדוד את תפוקתם באופן תדיר ולהימצא תחת זכוכית מגדלת, בין אם בצורה מאתגרת יותר או פחות, ישפרו את ביצועיהם.

לא – אל לנו לשקוט על השמרים. מגמת השיפור הראשונית לא תארך לאורך זמן. על מנת לשמר את המגמה לטווח הארוך, עלינו להימצא תמיד בתהליך מחזורי של בקרה.

תהליך מובנה של פיקוח ובקרה, יאפשר לנו לוודא כי הארגון חותר למטרותיו וייעודו, יאפשר לנו להתאים את הארגון לשינויים פנימיים/חיצוניים ויאפשר לנו להימצא תמיד בתהליך של שיפור מתמיד.

תהליך הבקרה הינו תהליך מחזורי. אל לנו להסתפק רק בביצוע הבקרה עצמה וההתערבות למול הגורמים החלשים. עלינו תמיד להימצא בתהליך של שיפור מתמיד ובוחן גם את התאמת המדדים והגדרת היעדים.

מעגל הבקרה –

1. פעילות/תהליך  – הגדרת המשימה, הפרויקט או תהליך העבודה אותו אנו רוצים לבקר, לבחון ולשפר.
2. הגדרת מדדים– קביעת המדדים שיכוונו אותנו להצלחת המשימה.
3. קביעת יעדים – הגדרת יעדים למדדים שנקבעו על מנת לבחון מידת הצלחתנו בהם.
4. השוואה והערכה – תהליך בחינת הביצועים למול היעדים הן ברמת הפרט והן ברמת הכלל.
5. התערבות – טיפול בנקודות החולשה בתהליך, חיזוק נקודות החזקה והתאמת המדדים והיעדים במידת הצורך להשאת הביצועים.